Expediente para Trámites y Servicios: La Clave para la Digitalización Gubernamental en México

El Expediente para Trámites y Servicios es una de las herramientas centrales en la Estrategia Nacional de Mejora Regulatoria, diseñada para facilitar y optimizar la gestión de trámites en México. Dentro de este contexto, se busca unificar, centralizar y automatizar la información de los trámites que deben seguir los ciudadanos y empresas ante las autoridades. Este artículo analiza los diferentes aspectos del Expediente desde tres enfoques: regulatorio, tecnológico y operativo, considerando sus beneficios y desafíos en su implementación.

Estado actual del Expediente para Trámites y Servicios

De acuerdo con la Estrategia Nacional de Mejora Regulatoria, el Expediente para Trámites y Servicios tiene tres fases principales:

1. Fase 1 (diseño, creación de la gobernanza institucional y marco normativo): Esta fase debía cumplirse dentro de los 12 meses posteriores a la entrada en vigor de los lineamientos. Esta fase concluyó a finales de 2023.
2. Fase 2 (desarrollo de la herramienta tecnológica): Este proceso tiene un plazo máximo de 18 meses, a partir de la conclusión de la fase 1. Se espera que esté completada para mediados de 2025​.
3. Fase 3 (implementación y seguimiento): Esta fase, que incluye a todos los Sujetos Obligados (gobiernos estatales, municipales y organismos autónomos), se prevé que finalice para 2039, según las distintas fases de implementación progresiva que involucran a municipios y organismos de jurisdicción contenciosa​.

¿Está ya en operación?

Actualmente, según los reportes oficiales y los tiempos marcados en la Estrategia Nacional de Mejora Regulatoria, el Expediente para Trámites y Servicios no está en operación completa aún. Solo algunas fases iniciales han sido implementadas, como el diseño normativo y la construcción del marco legal. A nivel tecnológico, la herramienta sigue en desarrollo, y su implementación se espera que avance progresivamente hasta su conclusión en los plazos indicados, que para algunos niveles de gobierno y organismos puede extenderse hasta el año 2039​.

Fechas clave de implementación

La Estrategia Nacional de Mejora Regulatoria estipula los siguientes tiempos de implementación:

• 2° semestre de 2023: Expedir los lineamientos del expediente.
• 2° semestre de 2024: Desarrollar y publicar la herramienta tecnológica del expediente.
• 2° semestre de 2027: Implementación del expediente a nivel federal.
• 2° semestre de 2030 y 2039: Implementación en los municipios, estados y organismos autónomos.

Análisis regulatorio

El Expediente para Trámites y Servicios se enmarca en la Ley General de Mejora Regulatoria (2018) y forma parte de los esfuerzos para simplificar los procesos administrativos en México. Su principal objetivo es que los ciudadanos no tengan que volver a presentar documentos que ya están en poder del gobierno, agilizando la tramitación y mejorando la transparencia.

Uno de los mayores beneficios de este expediente es la centralización de información. A través de un sistema unificado, se busca facilitar el acceso a la información de los trámites a nivel federal, estatal y municipal. No obstante, el desafío radica en la correcta actualización y gestión de la información a través de las distintas entidades gubernamentales. Aunque se han reportado avances importantes en la implementación del sistema, como lo menciona la CONAMER, todavía existen problemas en la coordinación entre niveles de gobierno, lo cual puede retrasar la actualización de datos en tiempo real.

Otro punto crítico es el cumplimiento de los tiempos de implementación. Según la Estrategia Nacional de Mejora Regulatoria (2019), el proceso está dividido en tres fases, desde el diseño inicial hasta la implementación completa en 2027 para los poderes legislativos y judiciales. Actualmente, aunque algunas entidades ya han adoptado el sistema, la fase final de implementación aún no ha sido alcanzada, y las metas a largo plazo, como la integración de todas las entidades municipales, siguen siendo un desafío.

Enfoque tecnológico

La digitalización de los trámites permite a los ciudadanos realizar gestiones en línea sin necesidad de acudir presencialmente a oficinas gubernamentales. El expediente se integra con plataformas digitales que interoperan entre sí, permitiendo que la información fluya de manera eficiente entre entidades gubernamentales.

La utilización de inteligencia artificial (IA) y big data en este sistema abre la puerta a la automatización de la toma de decisiones y la optimización en la gestión de los trámites. Sin embargo, el reto tecnológico más significativo es la disparidad de capacidades digitales entre las distintas entidades gubernamentales. Mientras algunas dependencias cuentan con infraestructura y personal capacitado para implementar soluciones avanzadas, otras carecen de los recursos necesarios, lo que puede generar inequidades en la implementación a nivel regional.

Asimismo, la seguridad de la información es un área crítica. Dado que el expediente centraliza una gran cantidad de datos sensibles, es imperativo que se implementen estándares robustos de ciberseguridad para proteger esta información de accesos no autorizados. Aunque se están tomando medidas para asegurar la plataforma, es necesario reforzar estos esfuerzos a medida que el sistema crece en alcance.

Automatización y eficiencia operativa

La automatización en el Expediente para Trámites y Servicios, es un componente fundamental para mejorar la eficiencia en la administración pública. Gracias a la automatización, se han reducido los tiempos de espera para la resolución de trámites, permitiendo que muchas solicitudes sean procesadas en línea de manera inmediata.

Ejemplos prácticos de esta eficiencia incluyen la eliminación de la duplicidad de documentos y la posibilidad de realizar varios trámites con un solo expediente digital. Sin embargo, José también subraya los riesgos de dependencia excesiva en la automatización sin un respaldo adecuado en infraestructura y capacitación. La falta de personal capacitado para manejar los sistemas automatizados puede generar cuellos de botella, y las fallas técnicas pueden ralentizar o detener por completo los procesos​.

Para mitigar estos riesgos, es vital contar con un equipo de soporte que mantenga los sistemas en funcionamiento y que pueda intervenir en caso de errores. Además, la capacitación constante del personal gubernamental es clave para asegurar que los avances tecnológicos sean aprovechados al máximo.

Conclusión

El Expediente para Trámites y Servicios representa un avance significativo en la simplificación y digitalización de la gestión de trámites en México. Su correcta implementación puede mejorar la experiencia del usuario, reducir la burocracia y facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales tanto para ciudadanos como para empresas. No obstante, los desafíos de coordinación, actualización de datos y capacidades tecnológicas deben ser atendidos para asegurar que este expediente cumpla con sus metas de manera equitativa y efectiva en todo el país.

Para profundizar en el tema, puedes consultar artículos relacionados en AI Regula Solutions, como la Revolución Digital en los Trámites Gubernamentales y el análisis sobre la Protesta Ciudadana, que complementan la visión de este artículo.