Prepara un expediente impecable con herramientas digitales: desde croquis y planos hasta bitácoras, SRV, SASISOPA y COA. Flujos, formatos, control de versiones y evidencia fotográfica que pasan auditoría.
Una gasolinera se autoriza en papel antes que en piso. Si tu documentación es clara, congruente y verificable, la revisión fluye; si es caótica, llega el requerimiento. El objetivo de esta guía es que armes un paquete digital que soporte cualquier verificación: planos y croquis consistentes, evidencia fotográfica fechada, SRV demostrable, SASISOPA vivo, COA trazable y una ruta de auditoría donde cada documento conduce a su respaldo. Esta pieza cierra la serie: integra lo visto en los artículos previos sobre requisitos, paso a paso, errores frecuentes y operación posterior.
Empieza por un flujo único que todos en el proyecto respeten. Levantamiento en sitio, diseño y ajustes, validación técnica y armando el índice maestro, luego carga en Ventanilla Energía y seguimiento. Cada fase deja productos intermedios: croquis preliminar, plano aprobado, ficha del equipo, protocolo de prueba, bitácora, reporte firmado y evidencia fotográfica. Nada se salta. El resultado es un expediente que cuenta una sola historia de principio a fin: lo que diseñaste, instalaste y operas es exactamente lo que documentas.
Para croquis, usa una herramienta ligera de dibujo con capas para vialidades, radios de seguridad, accesos, cuartos de control y áreas peligrosas. Para el plano constructivo, trabaja en CAD con bibliotecas de simbología coherente y convenciones de color por sistema: almacenamiento, dispensado, contra incendio, eléctrico, drenajes, SRV. Controla la versión con un código simple: Proyecto_Estación_00-Croquis, 10-Layout, 20-AsBuilt, con fecha AAAA-MM-DD y responsable. Cualquier cambio en obra exige un “as built” y una nota de gestión de cambio: qué se movió, por qué, riesgos y evidencia fotográfica antes y después. Ese documento evita observaciones en visita porque alinea realidad con plano.
La foto correcta es técnica, no estética. Toma planos generales para ubicar y acercamientos nítidos a conexiones, válvulas, etiquetas, números de serie y manómetros. Activa sello de fecha y hora y guarda el archivo con el mismo patrón del plano correspondiente. En pruebas del sistema de recuperación de vapores, acompaña la evidencia con la hoja de protocolo, curva de eficiencia y firma del responsable. Si haces video, graba el instrumento, el punto de medición y la lectura. Todo esto se integra a una carpeta de “Evidencias” que cierra cada apartado de tu índice.
Tu SASISOPA no vive en PDF; vive en bitácoras. Genera formatos digitales para rondines, mantenimiento preventivo, simulacros, capacitación y gestión del cambio. Un tablero mensual con indicadores simples te mantiene al día: fallas críticas, paros por seguridad, no conformidades y acciones cerradas. Cuando llegue la visita, enseñarás proceso, formatos, registros y responsables con firma. Lo que dices en SASISOPA debe verse en piso y en tu carpeta de evidencia.
La COA sale limpia si durante el año resguardas los insumos: consumos de combustible y energía, descargas, residuos, manifiestos y certificados. Arma un comparativo mensual que concilie entradas y salidas con inventarios, y relaciona cada cifra con su documento fuente. Si alguna serie no cierra, corrige a tiempo; en la semana de entrega solo consolidarás, no improvisarás. Esa congruencia evita observaciones y ahorra vueltas.
El revisor no está en tu oficina, necesita entender tu expediente sin preguntarte. Usa nombres explícitos: 20-AsBuilt_Layout-Estación_2025-08-30_RT.pdf. En anexos técnicos, agrega equipo, modelo y número de serie. En reportes, incluye fecha de toma de datos y firma. Cada documento debe indicar responsable y vigencia. Cualquier sustitución se documenta: versión anterior, motivo del cambio y versión nueva. Este orden hace visible tu profesionalismo y reduce iteraciones.
Coloca códigos QR en equipos críticos (tanques, dispensarios, bombas de trasiego, gabinete contra incendios, unidades del SRV). Cada QR dirige a su ficha técnica, manual, certificado, último mantenimiento y fotos de instalación. En visita, el técnico apunta el código y ve todo sin pedirte la carpeta. En planos, agrega una capa de inventario de activos con ID único por equipo. Ese cruce entre plano, QR y evidencia acorta la inspección y refuerza tu trazabilidad.
Revisa congruencia entre memoria y planos, existencia y prueba del SRV, SASISOPA con responsables y bitácoras activas, COA con cifras conciliadas, registros metrológicos vigentes, contratos de manejo de residuos y evidencia fotográfica con fecha. Si todo tiene respaldo y responsable, estás listo para ingresar. Carga con índice maestro, controla versiones y prepárate para responder requerimientos con entregables cerrados: documento sustituto, evidencia y nota técnica breve.
Este artículo forma parte de la serie Licencia Ambiental ASEA para abrir y operar una gasolinera. Revisa el mapa completo y arma tu estrategia:
Con EnergiA puedes centralizar acuses, oficios, respuestas y minutas; la plataforma arma automáticamente tu línea de tiempo y te avisa cuando se cumplen plazos críticos para exigir resolución. Solicita una demo en AI Regula Solutions.
¿Qué software debo usar para croquis y planos si no tengo un equipo grande?
Usa una herramienta de dibujo para el croquis con capas y un CAD para el plano constructivo con simbología estándar. Lo clave no es la marca, es mantener capas limpias, escala uniforme y control de versiones.
¿Cómo organizo mi carpeta para que el revisor encuentre todo rápido?
Crea un índice maestro con cinco bloques: Planos y memoria, SRV, SASISOPA, COA y continuidad operativa. Dentro, numera subcarpetas y nombra archivos con fecha y responsable. Cualquier sustitución queda registrada.
¿Las fotos del SRV sirven aunque no tenga los protocolos?
No. La foto prueba que existe el equipo; el protocolo y la curva prueban que funciona. Debes entregar ambos, firmados y fechados.
¿Puedo usar firmas electrónicas en mis reportes internos?
Sí, siempre que identifiquen responsable y fecha. En anexos críticos agrega también la firma autógrafa escaneada o un sello digital de tu sistema, y conserva el original en carpeta física.
¿Cada cuándo debo actualizar el “as built”?
Cada cambio relevante: reubicación de equipos, rutas de emergencia, acometidas, adición de dispensarios o modificación del cuarto de control. Actualiza plano, memoria y gestión del cambio con evidencia.
¿Sirve poner códigos QR en equipos?
Sí. Acelera la verificación, mejora la trazabilidad y elimina pérdidas de tiempo buscando manuales o certificados. Asegúrate de que el QR lleve a una carpeta con permisos y documentos vigentes.
¿Qué pasa si mi COA no cuadra con inventarios o bitácoras?
Obtendrás observaciones y, en casos reiterados, sanciones. La solución es registrar mensualmente, conciliar cifras y corregir desvíos antes del cierre anual. Tu COA debe ser la consecuencia de un año ordenado, no un parche de última hora.
Todos los campos son obligatorios *
Escríbenos a
[email protected]
